Comment utiliser espace de travail de réunion dans Outlook
Résumé
Cet article décrit l'utilisation d'espace de travail de réunion lorsque vous créez une invitation dans Microsoft Office Outlook 2003 ou Microsoft Office Outlook 2007 à réunion.
Plus d'informations
Lorsque vous envoyez une invitation pour une réunion dans Outlook 2003 ou Outlook 2007, vous pouvez créer un espace de travail de réunion. Un espace de travail de réunion est un site Web pour centraliser toute l'information et les documents à une ou plusieurs réunions.
Si vous utilisez Outlook 2003 ou Outlook 2007 avec un compte de messagerie Microsoft Exchange Server pour définir le site d'espace de travail de réunion, un lien au site d'espace de travail de réunion est automatiquement ajouté au corps de votre demande de réunion. Lorsqu' invités cliquent sur le lien dans le corps de l'invitation à réunion, le site d'espace de travail de réunion s'ouvre dans leur navigateur.
Les invités peuvent voir et dans leur navigateur travailler sur l'agenda, les documents et toute information de réunion. Outlook 2003 et Outlook 2007 communiquent également avec le site d'espace de travail de réunion et ajoutent automatiquement l'objet, les noms de participants, la date, l'heure et l'emplacement au site d'espace de travail de réunion à partir de la demande de réunion.
Automatiquement si vous modifiez ultérieurement les noms de participants, la date, le temps écoulé ou l'emplacement dans Outlook 2003 ou Outlook 2007, Outlook 2003 ou Outlook 2007 mettent à jour l'information dans le site d'espace de travail de réunion.
La réunion pour laquelle vous avez créé le site d'espace de travail de réunion ne se produit pas dans le site d'espace de travail de réunion. La réunion est animée au-dessus du téléphone ou d'un programme de conférence tel que Microsoft Windows NetMeeting dans la personne.
Vous pouvez afficher le site d'Espace de travail et le mettre toutefois à jour pendant la réunion. Vous pouvez mettre à jour la liste de participants par exemple indiquer qui a participé réellement, répertorier des décisions, assurer le suivi de tâches et publier les comptes rendu de réunion. Ces fonctionnalités entraînent un enregistrement complet de la réunion pour la référence ultérieure.
Un espace de travail de réunion est site Microsoft Windows SharePoint annexe d'un type spécial sous un site parent Microsoft Windows SharePoint. Si votre société utilise Windows SharePoint Services, Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 ou Microsoft Office SharePoint Server 2007, vous pouvez créer les espace de travail partagés avec les documents, les photos, les présentations, les discussions et la toute information relative pour une prochaine réunion ou un événement critique.
Lorsque vous avez créé une réunion, vous avez tapé un agenda et dans des versions antérieures de Microsoft Outlook avez attaché des documents à l'invitation à réunion dans votre programme de calendrier et messagerie. Vous pouvez maintenant placer l'information dans un site d'espace de travail de réunion afin qu'invités puissent accéder à il n'importe quand pour afficher, pour modifier ou pour ajouter l'information (en fonction de leurs autorisations).
Votre site d'espace de travail de réunion est un sub Web. Cela signifie qu'il est un site Web d'un site Windows SharePoint Services. Parce qu'elle est un sub Web, vous pouvez recueillir l'information importante et préparer pour une prochaine réunion.
Windows SharePoint Services SharePoint Portal Server 2003, SharePoint Server 2007, Outlook 2003 et Outlook 2007 tous rendent possible de configurer un site d'espace de travail de réunion pour plus de un réunion tel que ou pour plusieurs réunions connexes liées ou pour des réunions au même site d'espace de travail de réunion pour vous. Vous pouvez également attribuer à un délégué configurer le site d'espace de travail de réunion pour vous.
Vous pouvez inviter n'importe qui au site d'espace de travail de réunion qui est dans le même domaine approuvé comme vous et possède une adresse de messagerie valide pour les sites d'espace de travail de réunion qui sont créés dans votre société. Vous pouvez inviter n'importe qui qui possède une adresse de messagerie valide pour les sites d'espace de travail de réunion qui sont créés sur des sites externes.
Pour créer un espace de travail de réunion dans Outlook 2003, cliquez sur Espace de travail de réunion dans l'écran de rendez-vous.
Pour créer un espace de travail de réunion dans Outlook 2007, procédez comme suit :
1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Nouveau et cliquez sur Rendez-vous.
2. Dans la fenêtre Rendez-vous, cliquez sur le Microsoft Office Button et puis cliquez sur Demande de réunion.
3. Dans la zone Participants, cliquez sur Espace de travail de réunion et puis cliquez sur Créer.
4. Sélectionnez un emplacement et un espace de travail pour l'espace de travail de réunion et puis cliquez sur OK.
Le site d'espace de travail de réunion est composé d'une ou plusieurs pages qui contiennent des détails de réunion et effectuent ou listes d'informations qui sont communes en planifiant suivent une réunion. Listes classiques pour un site d'espace de travail de réunion incluent les Objectifs, l'Agenda, les Participants, les Décisions et les listes Tâches.
Vous pouvez ajouter une bibliothèque de documents lequel utilisateurs peuvent stocker les éléments associés à la réunion et une bibliothèque d'images à en outre. Par défaut les listes qui s'affichent et les bibliothèques qui apparaissent sur la page d'accueil dépendent sur le modèle que vous sélectionnez lorsque vous créez le site d'espace de travail de réunion.
Des composants WebPart existent pour chaque type de liste ou type de bibliothèque et pour tous les autres types d'information que vous pouvez ajouter au site d'espace de travail de réunion. Si le site d'espace de travail de réunion ne contient pas toute l'information que vous requérez ou si vous souhaitez une autre disposition ou aspect du site d'espace de travail de réunion que vous avez créé, vous pouvez le personnaliser.
L'aide pour l'espace de travail de réunion en plus de Windows SharePoint Help général est disponible du site d'espace de travail de réunion.
Si vous utilisez un programme de messagerie instantanée qui est compatible avec Windows SharePoint Services tel que Microsoft Windows Messenger, Microsoft MSN Messenger ou le Service de messagerie instantanée Microsoft Exchange, vous pouvez utiliser le programme de la liste Participants dans le site d'espace de travail de réunion pour communiquer avec tous les participants. Si un participant est actif, vous pouvez demander à leur ou lui de visiter le site d'espace de travail de réunion afin que vous puissiez travailler ensemble.
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Cette page a été modifiée pour la dernière fois le vendredi, février 23, 2007 19:44:41